Biznes się nie poddaje: Z pandemii wyszliśmy obronną ręką!

autor: • 8 września 2020 • Kobieta, NajnowszeKomentarze: (0)

Małgorzata Dankowska, doradca podatkowy, Partner odpowiedzialna za zespół ds. nieruchomości oraz warszawską praktykę podatkową TPA Poland

Małgorzata specjalizuje się w doradztwie transakcyjnym i restrukturyzacjach podatkowych. Ma bogate doświadczenie w zakresie obsługi transakcji na rynku nieruchomości komercyjnych oraz analizy i wdrażania struktur holdingowych, czy finansowania inwestycji. Jest także specjalistką w zakresie doradztwa dla funduszy inwestycyjnych. Członkini IFA (International Fiscal Association) oraz Stowarzyszenia REIT Polska. Licencjonowany doradca podatkowy, szefowa warszawskiego biura podatkowego TPA Poland oraz Departamentu Doradztwa dla Rynku Nieruchomości. W 2013 roku wyróżniona drugim miejscem w rankingu DGP w kategorii najlepszych doradców podatkowych w zakresie fuzji i przejęć.

Wojciech Sztuba, doradca podatkowy, Partner Zarządzający TPA Poland

Wojciech jest odpowiedzialny za obsługę klientów niemieckojęzycznych oraz przedsiębiorstw z branży energetycznej, a także nieruchomości komercyjnych. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie podatkowym i transakcyjnym, w tym projektowaniu struktur podatkowych dla zagranicznych funduszy inwestycyjnych oraz procesach nabywania nieruchomości. Wykładowca wielu specjalistycznych programów szkoleniowych. Współautor komentarza do prawa energetycznego z lat 2001 i 2003, a także raportów rocznych „Energetyka wiatrowa w Polsce”. Od 1999 roku licencjonowany doradca podatkowy. W 2015 roku uzyskał stopień doktora nauk prawnych (specjalność: prawo podatkowe) na Uniwersytecie Łódzkim.

Jak pandemia wpłynęła na Pani firmę, klientów, zespół?

Małgorzata Dankowska: Pandemia przewartościowała dotychczasowy model biznesowy i zweryfikowała jakość relacji na różnych poziomach. Działamy w branży konsultingowej, opartej na wiedzy, kompetencjach i zaangażowaniu współpracowników oraz na zaufaniu klientów. Pandemia, w szczególności w okresie lock-down’u, powiedziała „sprawdzam” i w szybkim tempie przeprowadziła stress-test naszej elastyczności, gotowości do zmian, ale też zdolności do utrzymania relacji i ich jakości czy też dostępności i niezawodności naszych ekspertów.

Wydobyła na pierwszy plan te kompetencje liderów naszej organizacji, które pomogły w empatycznym zarządzaniu zespołem, ograniczeniu stresu, zapewnieniu poczucia stabilizacji, wsparcia i budowaniu relacji w środowisku wirtualnym. Innymi słowy, wszystko zaczęliśmy robić trochę inaczej, niż do tej pory. Było to trudne doświadczenie, gdyż wypracowane ścieżki działania zeszły do lamusa. Z drugiej strony dało to impuls do rozwoju osobistego i dotarcia do kreatywnych pomysłów, z czego się niesamowicie cieszę.

Wiele się mówi o tym, że rozwijamy się wychodząc poza strefę własnego komfortu, trudno jest jednak podjąć świadomą decyzję o wyjściu z tej strefy. Ogólnopolska kwarantanna zdecydowanie była języczkiem spustowym takich zmian.

Niewątpliwie okres wymuszonej pracy zdalnej czy wręcz telepracy przyspieszył wdrożenie wielu procesów, rozwiązań oraz technologii, o których do tej pory dyskutowaliśmy w standardowym tempie. Pandemia złapała nas w przededniu wdrożenia nowego środowiska informatycznego (ERP) i w zasadzie przyspieszyła cały proces nauki pracy w narzędziu. Musieliśmy się do niego szybko przyzwyczaić, przestawić i zacząć wykorzystywać, gdyż taka była paląca potrzeba w chwili. Dobrą stroną tej sytuacji było szybkie pokonanie własnej niechęci do zmiany.

Kolejnym aspektem nauki naszej organizacji i zespołów w czasach zagrożenia epidemicznego był sposób prowadzenia i przygotowywania się do spotkań. Pozytywnie oceniam to, że nauczyliśmy się pokazywać w trakcie wirtualnych spotkań, nie są to już tylko telekonferencje z wykorzystaniem samej fonii, co niewątpliwie polepszyło jakość kontaktu wirtualnego. Trudno się bowiem rozmawia z szarym ekranem komputera, bez możliwość spojrzenia w oczy interlokutorkom i interlokutorom. Zdecydowanie poprawiła się też efektywność spotkań i jakość przygotowania do nich. Możliwość utrzymania dobrego poziomu skupienia podczas videokonferencji jest ograniczona w porównaniu do regularnych spotkań twarzą w twarz. Przebiegają one bardziej efektywnie, rzeczowo, z wyższym poziomem prowadzenia dyskusji (wirtualnie trudno mówić jednocześnie lub przerywać rozmówcom, większość systemów na to nie pozwala).

A minusy lockdownu? Jak poradzili sobie Państwo z tą konsekwencją?

Negatywnym aspektem relacji wirtualnej jest natomiast brak bliskości, tzw. ‘small talków’, interakcji z mową ciała drugiej osoby, budowania relacji z drugim człowiekiem, a nie z jego rolą pełnioną w organizacji. Jest to bardzo istotny aspekt wymuszonych zmian, staramy się kompensować ten brak poprzez inne działania.

Myślę, że jedną z najistotniejszych negatywnych konsekwencji kwarantanny jest brak możliwości rozwoju poprzez naśladownictwo starszych stażem koleżanek i kolegów, na czym cierpią najmłodsi stażem w naszej organizacji. Był to też jeden z powodów, dla którego zdecydowaliśmy się powrócić do biura w formie hybrydowej.

Siła naszego doradztwa tkwi w pracy zespołowej – bez możliwości podpatrywania innych ‘w akcji’, byłaby ona ograniczona i zdecydowanie proces uczenia się uległby wydłużeniu.

A jak ten do tej pory najtrudniejszy w 2020 roku czas przetrwali Państwa Klienci?

Z perspektywy czasu możemy powiedzieć, że nasi klienci wyszli z okresu zamknięcia obronną ręką. Udało się uniknąć problemów zdrowotnych w ich zespołach. Z pewnością zrewidowali część planów inwestycyjnych na najbliższe miesiące, jednak z drugiej strony nasze relacje uległy zacieśnieniu i mam wrażenie, że weszliśmy na wyższy poziom zaufania i współpracy.

Jak poradziła sobie Pani z pierwszym szokiem i przetrwała czas ogólnopolskiej kwarantanny?

Doświadczenie biznesowe uczy, że duże problemy są również rozwiązywalne, gdy podzielimy je sobie na mniejsze etapy i zabieramy się za ich poszczególne części po kolei. W transakcyjnym doradztwie podatkowym, w którym się specjalizuję, działanie w stanie ryzyka jest normą, zdarza się też działanie w stanie niepewności. Różnica między tymi dwoma stanami jest taka, że ryzyko można oszacować i dążyć do jego minimalizacji, a niepewność jest niewiadomą, co do której można snuć scenariusze rozwoju, aktualizowane w miarę spływu nowych informacji i przechodzenia na wyższy poziom uczenia się. Mniej więcej w ten sposób podeszłam do pandemii, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.

W pierwszych jej dniach zdecydowanie większość partnerów naszej firmy skupiła się na zespołach, nie byłam tu wyjątkiem. Obawy co do samopoczucia członków zespołu, możliwości lokalowych, rodzinnych, organizacji czasu pracy, zarządzania potrzebą kontaktu i związane z nimi działania sprawiły, że nie miałam czasu zbytnio zagłębiać się w pesymistyczne scenariusze rozwoju pandemii. Pozwoliło to na zachowanie zimnej głowy i zaplanowanie działań, które wówczas wydawały się najpotrzebniejsze.

Z drugiej strony, czuliśmy się zobowiązani zadbać o bezpieczeństwo ekonomiczne naszych klientów. Na bieżąco informowaliśmy ich o kolejnych postanowieniach tarczy antykryzysowej, organizowaliśmy webinaria, byliśmy z nimi w bieżącym kontakcie telefonicznym i video, proponowaliśmy rozwiązania.

Prywatnie ogólnopolska kwarantanna zbiegła się u mnie w czasie z kwarantanną indywidualną, więc wszystkie początkowe bolączki pandemii rozwiązywałam znad biurka, zamknięta z rodziną w jednym mieszkaniu. Próbowaliśmy się wszyscy do siebie dostroić, dotrzeć. Było to cenne doświadczenie z perspektywy mamy. Mogłam poznać zachowania i emocje swoich dzieci w trudnej dla wszystkich sytuacji i jestem dumna z tego, że zdały ten egzamin na medal.

Najtrudniejsze moim zdaniem było zazębianie się wielu ról w jednym czasie i w jednym miejscu. Nazwałam to triadą doświadczeń pandemii – home office, e-schooling i live cooking. Na szczęście wszystkie zadania udało się z czasem sensownie podzielić i każdy z rodziny partycypował w jej poprawnym funkcjonowaniu.

W jaki sposób dbają Państwo obecnie o bezpieczeństwo?

Bezpieczeństwo i poczucie bezpieczeństwa to dla nas absolutny priorytet. Wdrożyliśmy rozwiązania na różnych poziomach. W zakresie reżimu sanitarnego stosujemy się do wszystkich zaleceń GIS, dobrych praktyk rynkowych, a także tworzymy własne rozwiązania. Udostępniamy pracownikom i odwiedzającym nas klientom środki ochrony osobistej, przekazujemy zalecenia przed spotkaniami, dbamy o jasne oznaczenia wymaganego dystansu. Na poziomie informacyjnym dbamy o wielokanałową komunikację o zasadach bezpieczeństwa i zaleceniach sanitarnych. Nasz dział HR dba o poczucie bezpieczeństwa wszystkich pracowników, tworzy instrukcje, plakaty, naklejki, maile, edukuje poprzez platformę gamingową (Grywalnia), a nawet wysyła poradniki w stylu „zabawy dla dzieci w trakcie kwarantanny”. Dbamy o siebie nawzajem nie tylko w sensie higieny i zdrowia fizycznego, ale szukamy rozwiązań wzmacniających relacje i wspomagających różne role życiowe naszych zespołów.

W obszarze pracy projektowej udostępniamy szeroką gamę rozwiązań teleinformatycznych i procesowych. Standardem są spotkania online, infrastruktura informatyczna do udostępniania plików i jednoczesnej pracy na nich, planowania zadań, dostęp do czatów i grup wewnątrz firmowych, programy do webinariów. Programy szkoleniowe również przesterowaliśmy na szkolenia zdalne lub hybrydowe, w tym w części na platformy internetowe, łącząc komfort pracowników, elastyczność czasową z chęcią ich rozwoju.

W obszarze pracy hybrydowej podchodzimy elastycznie do obecności w biurze. Nie zaskoczyło nas to, że członkowie naszych zespołów wyrażali dużą chęć powrotu do biura. W naszej kulturze organizacyjnej stawiamy na intensywne kontakty międzyludzkie, więc tak nagłe ich pozbawienie sprawiło, że wszyscy łaknęli kontaktu. Chęć powrotu była tak dużą, że podzieliliśmy się na zmiany, mamy również system rezerwacji biurek poprzez aplikację mobilną.

Jakie nowe pomysły, innowacje, rozwiązania, wprowadzili Państwo w ostatnich miesiącach?

Jednym z ostatnich pomysłów, który świetnie się przyjął, była integracyjna plenerowa wycieczka po warszawskiej Woli śladami naszych klientów i obsługiwanych przez nas transakcji (działamy w sektorze nieruchomości komercyjnych). Nie tylko pozwoliła na spotkanie się w bezpiecznych warunkach w szerszym gronie, ale też na poczucie pewnej namacalności naszego niematerialnego doradztwa, a niektórym na pierwsze niewirtualne spotkanie kolegów i koleżanek.

Na początku pandemii, z kolei, wprowadziliśmy zamkniętą grupę na Facebook’u dla naszego zespołu, w której dzieliliśmy się rekomendacjami czytelniczymi (przed pandemią uprawialiśmy tzw. booksharing w formie stacjonarnej), sposobami na aktywność w trakcie pandemii, przepisami na zdrowe koktajle i sposobami na okiełznanie energii dzieci. Przeprowadzaliśmy na niej też wyzwania (challenge) w obszarze well-being, nagradzane mini-nagrodami.

Postanowiliśmy czerpać również z manifestu agile w zakresie organizowania pracy w rozproszonych zespołach. Nie jesteśmy firmą informatyczną i struktura naszego biznesu nie pozwala nam w pełni stosować się do praktyk agile, jednak pewne idee, sposób patrzenia na realizację projektów, czy omawianie iteracyjnych przyrostów okazały się strzałem w dziesiątkę.

Wysoko ocenianym rozwiązaniem były filmiki nagrywane przez wspólników naszej spółki z czasów ogólnopolskiej kwarantanny. Ludzie cenili to, że mogli zobaczyć jak mieszkamy, jakie mamy problemy, poznać niekiedy nasze dzieci, zwierzęta czy zerknąć na tytuły w naszych bibliotekach. Uchyliliśmy drzwi do naszego świata prywatnego. Ośmieliło to wielu również do włączania kamery w trakcie spotkań internetowych. Z kolei video-sesje pytań i odpowiedzi z zarządem pozwoli na rozwianie obaw co do kondycji finansowej naszej firmy i planów na przyszłość.

Czas zamknięcia wykorzystaliśmy również do audytu i usprawnienia procesów w naszej firmie, uporządkowania istniejących wzorów, uproszczenia procedur, wskutek czego wszystkim nam pracuje się coraz łatwiej.

Jak utrzymuje Pani wewnętrzną równowagę w tym trudnym czasie?

Paradoksalnie okres pandemii to dla mnie czas większego wyciszenia i odpoczynku. Ze względu na brak zagranicznych podróży służbowych, godzin spędzonych na lotniskach, z bagażami, w biegu, dużo łatwiej zadbać o swoje zdrowie, dobrą dietę, zdrowy sen i aktywność fizyczną.

Sama praca hybrydowa i eliminacja części dojazdów uwolniła spory zasób czasu, który z przyjemnością przeznaczam na spędzenie czasu z rodziną, czytanie książek, sport czy relaks. W trakcie narodowej kwarantanny, ku zdziwieniu wszystkich, uporządkowałam i wyposażyłam balkon oraz założyłam zielnik, co jest aktywnością zupełnie niezgodną z moją naturą. Zamknięta w domu potrzebowałam jednak pewnej odskoczni i aktywności nie-wirtualnej. Pomogło.

Udało mi się również kontynuować spotkania mentoringowe w ramach Programu mentoringowego dla kobiet z branży nieruchomości i budownictwa (Top Woman in Real Estate). Wysoko cenię sobie te spotkania i rozmowy, dają mi dużo inspiracji, siły i satysfakcji z tego, że mogę się podzielić swoimi doświadczeniami z młodymi, zdolnymi dziewczynami oraz czerpać z ich potencjału i obserwować ich rozwój.

Jakie plany rozwoju ma Państwa firma na najbliższe miesiące?

Ostatnimi laty w naszej firmie dużo się dzieje i pandemia nie odciągnęła nas od tych działań. Przede wszystkim mocniej akcentujemy naszą obecność w międzynarodowej sieci Baker Tilly International oraz wchodzimy na dalszy etap integracji z nią. Od połowy sierpnia usługi audytu oraz doradztwa biznesowego są przez nas świadczone pod marką Baker Tilly TPA, co jest rezultatem decyzji strategicznej sprzed paru lat o przystąpieniu do tej globalnej sieci. Mimo że działamy pod dwoma silnymi brandami, nadal pozostajemy jedną firmą z blisko 300-osobowym zespołem, który wspólnie angażuje się w realizację wspólnie obranych celów biznesowych.

Poszerzamy nasze linie biznesowe o kolejne praktyki, jak doradztwo w obszarze cen transferowych czy doradztwo inwestycyjne w zakresie nieruchomości komercyjnych, wycen, finansowania i refinansowania oraz kompleksowe usługi brokerskie, które oferujemy w ramach zespołu TPA Real Estate Services. Takie poszerzenie wachlarza usług to nasza odpowiedź na rosnące oczekiwania i potrzeby naszych klientów lokalnych i międzynarodowych, a także kolejny znaczący krok rozwojowy firmy.

Zresztą z uruchomieniem praktyki doradztwa w obszarze cen transferowych wiąże się pewna anegdota. Przy ustalania zasad rozpoczęcia współpracy zdecydowaliśmy bowiem, że optymalną datą na zakomunikowanie rynkowi naszych nowych praktyk będzie 16 marca br., a wszyscy pamiętamy co się stało tego dnia. Komunikacyjnie z pewnością się nie przebiliśmy przez doniesienia o lock downie, ale praktyka rozwija się zgodnie z obranym planem i kierunkiem.

Kontynuujemy także proces integracji z zespołem audytorów, doradców podatkowych i księgowych, który dołączył do nas po połączeniu z jedną z firm z branży doradczej. Poszerzamy i adaptujemy nasze warszawskie biuro, czekając na dołączenie nowych kolegów i koleżanek również fizycznie do nas.

Coraz silniej akcentujemy naszą obecność w branży IT i w sektorze MŚP, w tym firmach rodzinnych. Niezmiennie umacniamy naszą pozycję wśród liderów doradczych dla branży nieruchomości. Są to główne filary naszej strategii rozwoju na najbliższy czas.

Po więcej informacji o działalności Pani Małgorzaty i Pana Wojciecha z firmy TPA Poland zapraszamy tutaj: www.tpa-group.pl

Fot. Materiały własne firmy

Pin It

Podobne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *